Verfahrensdokumentation

Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?

Ganz allgemein dient eine Verfahrensdokumentation dazu nachzuweisen, dass die gesetzlichen Anforderungen für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen in einem Unternehmen erfüllt sind.

Eine Verfahrensdokumentation soll hierbei einen Überblick über digitale steuerlich relevante Geschäftsprozesse, Daten, Verantwortlichkeiten sowie die verwendete Soft- und Hardware in einem Unternehmen geben. Es ist wichtig zu beachten, dass eine solche Verfahrensdokumentation für jedes (steuerliche relevante) Datenverarbeitungssystem im Unternehmen vorhanden sein muss!

Zudem müssen Änderungen einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Dem wird Genüge getan, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. Es reicht also nicht aus, die Dokumentation einmalig zu erstellen, sondern diese muss laufend an sich ändernde Geschäftsprozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten angepasst werden.

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

• Die Verfahrensdokumentation wird regelmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen von der Finanzverwaltung angefordert, um eine Prüfung der digitalen Steuerunterlagen und entsprechenden Prozessen zu ermöglichen.
• Grundsätzlich braucht jeder Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige eine Verfahrensdokumentation. D.h. jeder Unternehmer und auch jeder Freiberufler ist hiervon betroffen!
• Insbesondere ist eine Verfahrensdokumentation wichtig für bargeldintensive Unternehmen wie bspw. Gastronomie, Spielcasinos, Handwerksbetriebe, Taxigewerbe, Tankstellen etc.

Was droht, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?

Kann auf Anforderung der Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorgewiesen werden, kann es dazu kommen, dass der Betriebsprüfer die Buchführung als mangelhaft ansieht. Dies gilt insbesondere dann, wenn neben formalen auch sachliche Mängel vorliegen.

Neben einer von vornherein nicht wohlwollend gestimmten Betriebsprüfung droht somit auch ein erhöhtes Risiko, dass der Gewinn des Unternehmens abweichend von der Steuererklärung ermittelt wird und es zu erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen für das Unternehmen kommt.

Was genau muss meine Verfahrensdokumentation beinhalten?

Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungs-Systems.

In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation jedoch aus den folgenden Bestandteilen:

• Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
• Anwenderdokumentation
• Technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation
• Internes Kontrollsystem

Welche Vorteile bietet eine Verfahrensdokumentation?

Neben der Pflicht zur Vorhaltung einer Verfahrensdokumentation bietet die Erstellung und laufende Pflege einer Verfahrensdokumentation unseres Erachtens auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Geschäftsprozesse und interne Abläufe werden analysiert und können hierauf basierend optimiert werden.
• Interne Verantwortlichkeiten für Prozesse, Abläufe und Systeme sind klar definiert und können so besser gesteuert und überwacht werden.
• Qualitätssicherung.
• Neue Mitarbeiter können einfacher in Prozesse eingelernt werden und Prozesse können einfacher an andere Mitarbeiter übergeben werden.

Wie erstelle ich konkret eine Verfahrensdokumentation?

Da eine konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation für jedes Unternehmen und jede Branche unterschiedlich ist sind wir gerne bei einer ersten Analyse behilflich, um festzustellen, welches Vorgehen notwendig ist.

Weiterhin erstellen wir in einem nächsten Schritt gerne gemeinsam mit Ihnen eine konkrete Verfahrensdokumentation oder stellen Ihnen die notwendigen Instrumente hierzu zur Verfügung. Hierbei stehen uns Vorlagen, Muster und Dokumentationen für branchenähnliche Unternehmen zur Verfügung.

Des Weiteren ist es in vielen Fällen auch empfehlenswert, auf Softwarelösungen zur Verfahrensdokumentation zurückzugreifen, um Zeit und Kosten zu sparen. Auch hier können wir Ihnen beratend zur Seite stehen und praxiserprobte Softwarelösungen mit Ihnen gemeinsame implementieren.

Sprechen Sie uns gerne an.