Pflichten des Transparenzregisters beachten

Hintergrund
Gesetzesänderung: Eintragungspflicht für alle Gesellschaften

Am 1. August 2021 trat das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) in Kraft. Mit diesem Gesetz wird das Transparenzregister von einem Auffang- in ein Vollregister umgewandelt. Alle transparenzpflichtigen Gesellschaften sind nunmehr aufgefordert, ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und dem Transparenzregister zur Eintragung aktiv mitzuteilen. Auch wenn sich die erforderlichen Angaben bereits aus anderen elektronisch abrufbaren Registern (etwa dem Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister) ergeben, besteht diese Pflicht. Für Unternehmen, die zuvor von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, gelten Übergangsfristen. Wer der Mitteilungspflicht nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld.

Das Transparenzregister ist ein elektronisches Register, das Auskunft über die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen geben soll. Ganz konkret soll die Verschleierung illegaler Vermögenswerte mithilfe komplexer Firmenkonstruktionen verhindert werden.

Die Einhaltung der sich ergebenden Pflichten aus dem Transparenzregister sind dringend angeraten. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Was ist das Transparenzregister?

Am 26. Juni 2017 trat das Geldwäscherichtlinien-Umsetzungsgesetz in Kraft. Einer der wesentlichen Bestandteile des neuen Geldwäschegesetzes (GwG) ist das neue und eigenständige elektronische Transparenzregister. Dieses sieht Angaben zu den Eigentümerstrukturen – das heißt wirtschaftlich Berechtigten – von Unternehmen, Stiftungen und ähnlichen Gestaltungen sowie entsprechende Mitteilungspflichten der Betroffenen vor. So wird mit dem Transparenzregister, wie der Name schon sagt, Transparenz in die gesellschaftsrechtlichen Beteiligungsstrukturen gebracht. Auch wenn das Transparenzregister im Zusammenhang mit der Überarbeitung des GwG steht, betrifft es grundsätzlich alle deutschen Unternehmen i.S.d. §§ 20, 21 GwG unabhängig von ihrer Rechtsform und Größe. Auch ausländische Vereinigungen unterliegen unter bestimmten Bedingungen der Pflichten des Transparenzregisters.

Unternehmen sollten daher prüfen, ob aufgrund der konkreten gesellschaftsrechtlichen Verhältnisse eine Mitteilungspflicht an das Transparenzregister besteht.

Wer ist betroffen?

Die Transparenzpflichten treffen „Vereinigungen“ im Sinne des § 20 Abs. 1 GwG, d.h. alle juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a.A), eingetragene Personengesellschaften (u. a. OHG, KG, Partnerschaften) sowie „Rechtsgestaltungen“ im Sinne des § 21 GwG, d.h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.

Nach der Änderung des GwG treffen die Transparenzpflichten auch ausländische Vereinigungen, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben, es sei denn, sie haben die entsprechenden Angaben schon einem Transparenzregister in einem anderem EU-Mitgliedstaat übermittelt.

Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute (e.K.) und GbRs sind grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen.

Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen.

Welche Pflichten bestehen?

Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften haben Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen. Die Transparenzpflichten unterteilen sich demnach in zwei Bereiche: die Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte und die daraus resultierende Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister.

Spiegelbildlich zu der Mitteilungspflicht der betroffenen Vereinigungen besteht für den wirtschaftlich Berechtigten die Verpflichtung, den Vereinigungen gegenüber die für die Mitteilung notwendigen Angaben zu machen (sog. Angabepflicht, § 20 Abs. 3 Satz 1 GwG). Dieselbe Pflicht trifft Anteilseigner, die entweder selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG).

Die meldepflichtigen Vereinigungen trifft eine begrenzte Nachforschungspflicht nach § 20 Abs. 3a GwG. Eine Vereinigung, die keine Angaben von ihren wirtschaftlich Berechtigten erhalten hat, ist verpflichtet, von ihren Anteilseignern in „angemessenem Umfang“ Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen und diese Auskunftsersuchen und eingeholten Informationen zu dokumentieren.

Anteilseigner, die zu der Erkenntnis gelangen, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte der Vereinigung geändert hat, muss dies der Vereinigung mitteilen, außer dieser sind die neuen Informationen bereits bekannt.

Wer ist wirtschaftlich berechtigter?

Zentraler Begriff des Transparenzregisters ist der wirtschaftlich Berechtigte. Das sind

1.ausschließlich natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht oder

2.die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird, § 19 Abs. 2 iVm § 3 Abs. 1 und 2 GwG.

Bei juristischen Personen oder sonstigen Vereinigungen ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar

1.mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder

2.mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder

3.auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Wirtschaftlich Berechtigter ist auch derjenige, der mittelbare Kontrolle über die Vereinigung ausüben kann. Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden, vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 GwG. Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung nach § 20 Abs. 1 GwG ausüben kann.

Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Welche Informationen sind dem Transparenzregister mitzuteilen?

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort,
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich
  (bspw. Beteiligungsquote, Stimmrechtsquote etc.) und
• alle Staatsangehörigkeiten

Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich nach § 19 Abs. 3 GwG grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben.

ZEITPUNKT DER MELDUNG

Jede juristische Person oder Personengesellschaft ist verpflichtet, die eigene Gesellschafterstruktur an das Transparenzregister zu melden. Zwar gilt das TraFinG seit 1. August 2021. Die Meldepflicht hat jedoch

1.im Falle einer SE, AG oder KGaA bis zum 31.03.2022,

2.im Falle einer GmbH oder Genossenschaft bis zum 30.06.2022,

3.und in allen anderen Fällen bis zum 31.12.2022

zu erfolgen.

WER MUSS DIE INFORMATIONEN EINTRAGEN LASSEN?

Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen. Die Mitteilung kann durch Personen mit Vertretungsbefugnis vorgenommen werden. So können Sie auch Rechtsanwälte und Steuerberater mit der Erstellung der Meldung beauftragen.

WELCHE SANKTIONEN DROHEN?

Nach § 56 Abs. 1 Nr. 52 bis 55 GwG sind Verstöße gegen die Transparenzpflichten, wenn z. B. Meldungen an das Transparenzregister nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig erfolgen, eine Ordnungswidrigkeit und können mit einer Geldbuße geahndet werden. Die Höhe des Bußgeldes beträgt bis zu 100.000,- Euro, in Fällen eines schwerwiegenden Verstoßes bis zu einer Million Euro und in Sonderfällen bis zu 5 Millionen Euro.

Weitergehende Informationen rund um das Transparenzregister finden Sie unter „Transparenzregister – Fragen und Antworten zum Geldwäschegesetz (GwG)“ des Bundesverwaltungsamts unter:

» Transparenzregister_FAQ.pdf (bund.de)

Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Meldepflichten nach dem Transparenzregister zu erfüllen.
Setzen Sie sich hierzu gerne mit uns in Verbindung unter transparenzregister@schlecht-partner.de.

Wir unterstützen Sie gerne.