Notwendigkeit und Möglichkeiten der Gehaltsoptimierung

Gute Mitarbeiter zu finden und langfristig an das Unternehmen zu binden, stellt heutzutage eine ganz besondere Herausforderung für Unternehmen dar. Aufgrund der demographischen Entwicklung der nächsten Jahre nimmt die Bedeutung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit auf einem umkämpften Arbeitsmarkt eine kritische Rolle für den Unternehmenserfolg ein. Hierbei ist nicht zuletzt auch die Vergütung der Mitarbeiter bedeutsam.

Für Arbeitgeber bietet das Steuerrecht unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten bei der Mitarbeitervergütung, die im Hinblick auf Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben optimiert sind. Im Vordergrund steht bei der Gehaltsoptimierung die Umwandlung von steuerpflichtigen Entgeltbestandteilen in eine steuerfreie oder zumindest pauschal versteuerte Zuwendung auf der Basis geänderter/neuer Arbeitsverträge. Diese werden generell nur steuerlich anerkannt, wenn die Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs (Fälligkeit) abgeschlossen wurde.

Bei der Gehaltsoptimierung sind auch etwaige für den Arbeitnehmer womöglich nachteilige Implikationen zu berücksichtigen. So kann eine steuerinduzierte Optimierung beim Arbeitnehmer, im Gegenzug zu einer verminderten Berechnungs-grundlage für Entgeltersatzleistungen führen. Zu den Entgelt-ersatzleistungen zählt u. a. das Krankengeld, welches der Arbeit-nehmer beispielsweise im Laufe der Beschäftigung im Falle einer Arbeitsunfähigkeit erhält.

Ebenso vermindern sich bei Beendigung einer Beschäftigung das gegebenenfalls im Anschluss zu beanspruchende Arbeitslosengeld und die spätere Rente. Wir stellen Ihnen nachfolgend eine Auswahl der Möglichkeiten zur Nettolohnoptimierung vor. Es ist im Einzelfall an den konkreten Gegebenheiten zu prüfen, ob die Optimierung geeignet und anwendbar ist.

1. Gewährung von Tankgutscheinen / Sachzuwendungen bis Euro 50,00 monatlich
Sie können Ihrem Arbeitnehmer monatlich einen Warengutschein oder eine Sachzuwendung im Wert von bis zu Euro 50,00

zukommen lassen, ohne dafür Steuern und Sozialabgaben bezahlen zu müssen.

Der Warengutschein gilt als Sachzuwendung. Es kann sich also beispielsweise um einen Tankgutschein oder Kinogutschein handeln. Ist die 50-Euro-Grenze überschritten, gilt die „Alles-oder-nichts-Methode“. Das bedeutet, bei Überschreitung um nur einen Cent ist der Gutschein voll steuerpflichtig.

2. Fahrtkostenzuschuss
Generell sind Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuer- und sozialabgabenpflichtig. Der Arbeitgeber kann jedoch die hierauf entfallende Lohnsteuer pauschal mit einem Steuersatz von 15 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) übernehmen, sofern die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. In diesem Fall sind die Zuschüsse sozialabgabenfrei. Die Lohnsteuerpauschalierung ist bis zur Höhe der als Werbungskosten abziehbaren Entfernungs-pauschale (Euro 0,30 je Entfernungskilometer bzw. Euro 0,38 ab dem 21. Entfernungskilometer multipliziert mit der Anzahl der Fahrten) möglich.

3. Erholungsbeihilfen/Kururlaub
Erholungsbeihilfen/Kururlaub können mit 25 % pauschal lohnversteuert werden. Maximal können im Jahr Euro 156,00 für den Arbeitnehmer, Euro 104,00 für den Ehegatten und Euro 52,00 je Kind gewährt werden. Sozialabgaben fallen hierbei nicht an bzw. sind somit sozialversicherungsfrei.

4. Kindergartenzuschuss
Zusätzlich zum regulären Gehalt ist eine steuer- und sozialabgabenfreie Bezuschussung oder volle Übernahme der Kindergarten-, Hort oder Tagesmutterkosten der Angestellten möglich. Es gibt hinsichtlich der erstatteten Kosten keine Begrenzung nach oben. Voraussetzung ist, dass das Kind, dessen Kosten bezuschusst werden, noch nicht schulpflichtig ist bzw. das sechste Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Zudem muss nachgewiesen werden, dass das Geld zweckgebunden verwendet wird. Ein sicherer Nachweis ist, wenn der Arbeitgeber die Kosten direkt an die Kinderbetreuungsstelle überweist.

5. Firmenrabatt / Belegschaftsrabatt
Stellt Ihre Firma Produkte her, die auch für Ihre Arbeitnehmer von Interesse sind, können Sie Ihren Mitarbeitern Sonderrabatte und -Konditionen auf diese Produkte gewähren.

Für Preisnachlässe auf Einkäufe in Ihrer Firma darf das Finanzamt bis zu einem Betrag von Euro 1.080,00 pro Jahr und Mitarbeiter keine Steuern oder Sozialabgaben verlangen. Übersteigen die gewährten Rabatte diesen Freibetrag, muss der übersteigende Betrag vom Arbeitnehmer lohnversteuert werden.

6. Internetgebühren
Der Arbeitgeber kann den privaten Internetanschluss des Arbeitnehmers mit einem monatlichen Betrag von bis zu Euro 50,00 bezuschussen. Der Arbeitnehmer muss darauf pauschal 25 % Steuern zahlen, aber keine Sozialabgaben.

Voraussetzung für diesen Steuervorteil ist, dass der Arbeitnehmer einen privaten Internetanschluss hat und dafür im Jahresdurchschnitt monatlich mindestens Gebühren in Höhe des Zuschusses von Euro 50,00 aufwendet. Prinzipiell sind dabei Flatratekosten zulässig, jedoch sollten sie in einen Teil für Internetnutzung und Telefonkosten sowie eventuell weitere enthaltende Gebühren aufteilbar sein. Ohne Einzelnachweis können pauschal bis zu 20% des Betrages. Jedoch maximal Euro 20,00 monatlich vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.

7. Sonn- und Feiertagszuschläge
Sonn- und Feiertagszuschläge können im Rahmen folgender Höchstgrenzen (bezogen auf den Grundlohn) steuer- und sozialversicherungsfrei zugewendet werden:

25 % bei Nachtarbeit (20 Uhr bis 6 Uhr)
50 % bei Sonntagsarbeit
125 % an gesetzlichen Feiertagen
150 % am 24. Dezember ab 14 Uhr und am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai

Wird an Sonn- und Feiertagen auch nachts gearbeitet, erhöhen sich die Sonn- und Feiertagssätze um den Zuschlagssatz für Nachtarbeit. Für Arbeitnehmer, die nachts arbeiten, gibt es zusätzliche Begünstigungen: Für die „Kern-Nachtarbeit“ von 0 Uhr bis 4 Uhr erhöht sich der Zuschlagssatz um 25 % auf 40 %. Außerdem wird als Sonn- und Feiertags-Arbeit auch die Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des folgenden Tages anerkannt. Allerdings werden die besonderen Begünstigungen der „Kern-Nachtarbeit“ nur gewährt, wenn die Arbeit jeweils vor Mitternacht aufgenommen worden ist.

8. Betriebsveranstaltungen
Lädt der Arbeitgeber zu Betriebsveranstaltungen ein, sind diese bis zu einem Freibetrag von max. Euro 110,00 pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.

Finden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr statt oder überschreiten die Veranstaltungen die 110-Euro-Freibetrag (Bruttowert), stellen die darüberhinausgehenden Aufwen-dungen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar: Eine Pauschalisierung der Lohnsteuer mit 25 % ist möglich. Außerdem ist es auch möglich, dass Familienmitglieder der Arbeitnehmer teilnehmen können, solange der „überwiegende“ Teil die Arbeitnehmer darstellen.

9. Umzugskosten
Umzugskostenvergütungen des Arbeitgebers sind steuerfrei, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist. Diese sind jedoch bis zur steuerlichen Höhe anzuerkennen, die auch vom Finanzamt angerechnet würden. Für Umzüge ab April 2021 sind auch zusätzliche, sonstige Pauschalen für berechtigte und andere Personen anrechenbar. Diese haben sich im Folgejahr erhöht.

Ein Umzug ist grundsätzlich dann beruflich veranlasst, wenn durch ihn die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheblich verkürzt wird (Verringerung der täglichen Hin- und Rückfahrt insgesamt um wenigstens eine Stunde).

Folgende Umzugskosten können vom Arbeitgeber steuerfrei unter anderem ersetzt werden:

• Beförderungskosten des Umzugsguts
• Reisekosten des Arbeitnehmers
• Mietentschädigung für die bisherige Wohnung
• Maklergebühren
• Kosten für Kochherd und Öfen

10. Mahlzeiten
Die unentgeltliche oder verbilligte Verpflegung durch den Arbeitgeber führt zu steuerpflichtigem Lohn. Dies kann durch Sachbezugswerte festgestellt werden, die zumeist niedriger sind als der tatsächliche Wert der Mahlzeit. So müssen für ein

kostenloses Frühstück lediglich Euro 2,00 und für Mittag- und Abendessen je Euro 3,80 versteuert werden. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert, in dem die Getränke übrigens inbegriffen sind. Die Sachbezugswerte gelten auch, wenn der Arbeitnehmer Essenmarken oder Restaurantschecks erhält.

11. Arbeitskleidung
Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von typischer Berufskleidung an Arbeitnehmer ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Unter typischer Berufskleidung versteht die Finanzverwaltung z. B. Arbeitsschutzkleidung oder Uniformen, bei denen die private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist. Kann jedoch die private Nutzung nicht ausgeschlossen werden (z.B. Anzug des Bankangestellten), liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. So sind beispielsweise normale Schuhe keine typische Berufskleidung. Die Übernahme von pauschalen Beträgen für Reinigungskosten ist nur dann steuerfrei möglich, wenn es sich um vom Arbeitgeber gestellte Berufskleidung handelt. Sozialversicherungsrechtlich kann nicht ohne Weiteres Beitragsfreiheit angenommen werden.

12. Aufmerksamkeiten
Geschenke, die der Arbeitnehmer aus persönlichem Anlass erhält und deren Wert Euro 60,00 pro Anlass nicht übersteigt, bleiben als Aufmerksamkeiten lohnsteuerfrei, weil es am Entlohnungscharakter fehlt. Die Sachzuwendung muss aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers oder seiner Familienangehörigen gegeben werden. Besondere persönliche Ereignisse sind einmalige oder selten vorkommende persönliche Ereignisse wie z. B. Geburtstag, Silberhochzeit, Einschulung, Schulabschluss, Kommunion oder Konfirmation eines Kindes.

Als steuerfreie Aufmerksamkeit kommen bspw. Blumen, Genuss-mittel (z. B. alkoholische Getränke und Tabakwaren), ein Buch oder eine CD/DVD in Betracht. Zu beachten ist, dass es sich hierbei zwingend um eine Sachleistung handeln muss. Geld-zuwendungen gehören immer zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, selbst wenn ihr Wert gering ist.

13. E-Bikes
Sofern E-Bikes oder Fahrräder zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn an Arbeitnehmer überlassen werden, so ist die Überlassung seit 2019 steuerfrei. Aktuell gilt diese Steuerbefreiung bis 2030. Ausgenommen sind hier allerdings Fahrräder, die als Kraftfahrzeuge eingestuft werden (z. 8. E-Bikes mit einem Motor, der mehr als 25 km/h leisten kann). Eine Überlassung des Fahrrades ist auch an geringfügig Beschäftigte (Minijobber) neben den maximal 520 € möglich.

14. Betriebliche Gesundheitsförderung
Für Kurse und Maßnahmen zur Vorbeugung arbeitsbedingter gesundheitlicher Beeinträchtigungen kann der Arbeitgeber 600,00 € pro Person pro Jahr für z. B. Rückenschule, Yogakurse oder Massagen ausgeben. Die Gesundheitsförderungs-maßnahmen müssen jedoch als solche zertifiziert sein.

15. Stromkosten
Über eine monatliche Abschlagszahlung an den Energie-versorger des Beschäftigten in Höhe des Freibetrags von 50 € kann der Arbeitgebende die Kosten für Strom übernehmen.

16. Jobticket
Beim Jobticket handelt es sich um Monats- oder Jahreskarten für den ÖPNV, die der Arbeitgebende entweder vergünstigt oder kostenfrei zur Verfügung stellt. Der Arbeitgebende schließt hierfür einen Vertrag mit dem Verkehrsunternehmen ab und trägt sämtliche Kosten. Erfolgt die monatliche Ausgabe des Tickets, so wird dieses als Sachbezug anerkannt.

17. Handy- und Telefonnutzung
Telefonieren Arbeitnehmende regelmäßig beruflich mit privaten Telefonen, können diese Aufwendungen pauschal beitrags- und steuerfrei vom Arbeitgebenden erstattet werden. Dazu gehört auch das Grundentgelt des Telefonanschlusses entsprechend dem beruflichen Anteil.

18. Inflationsausgleichsprämie in 2023 und 2024
Arbeitgeber können Arbeitnehmern steuer- und abgabenfrei einen Betrag bis zu Euro 3.000,00 gewähren. Der Begünsti-gungszeitraum begann am 26.10.2022 und endet zum 31. 12. 2024. Der Betrag kann in Teilbeträgen ausbezahlt werden. Es muss sich um eine zusätzliche Vergütung handeln. Sollten Sie Ihren Arbeitnehmern noch keine solche Zusatzleistung geleistet haben, so können Sie diesen Freibetrag ausnutzen. Außerdem ist dies auch in Sachleistungen zu leisten möglich.

Für eine Prüfung der Möglichkeiten der Gehaltsoptimierungen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.