Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Der Start der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber rückt näher. Ab Januar 2023 wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier – bis auf wenige Ausnahmen – der Geschichte angehören und durch ein elektronisches Verfahren abgelöst.

Mit dem Verfahren der eAU müssen Arbeitnehmende ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr beim Arbeitgeber vorzeigen. Stattdessen stellen die Krankenkassen die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung und die Arbeitgeber rufen diese Daten dann ab.

eAU: Echteinsatz ab 2023

Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung hatte der Bundestag bereits am 18. September 2019 im Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossen. Ursprünglich sollte sie zum 1. Januar 2022 starten. Nachdem der Termin für den Echteinsatz auf den 1. Juli 2022 verschoben wurde, kündigte sich eine weitere Verschiebung an:

Mit dem „Entwurf eines Gesetzes zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen“ wurde die Pilotphase für Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Mit dem Auslaufen dieser Pilotphase startet nun am 1. Januar 2023 der Echteinsatz der eAU für alle Arbeitgeber.

Zurzeit wird der Arbeitgeber noch über die ärztliche Krankschreibung des Arbeitnehmenden informiert, indem dieser die typische gelbe Bescheinigung vorlegt oder per Post schickt. Das neue Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll Unternehmen und Mitarbeitende entlasten – auch wenn der gelbe Schein ab 1. Januar 2023 nicht ganz passé sein wird.

• Schritt 1:
  Arzt meldet an die Krankenkasse
  Stellt der Arzt oder die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest, übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten, die sich bisher auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier befunden haben, elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin. Dieses Verfahren gilt seit dem 1. Januar 2022 bereits für alle Vertragsärzte und -ärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind.
• Schritt 2:
  Arbeitnehmende informieren Arbeitgeber
  Arbeitnehmende müssen den Arbeitgeber über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit unterrichten. Dazu händigen sie neu dem Arbeitgeber nicht mehr die Bescheinigung in Papier aus, sondern der Arbeitgeber wendet sich an die Krankenkasse und ruft die Daten elektronisch ab.
• Schritt 3:
  Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse
  Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, ruft er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab. Diese hält folgende Informationen für ihn bereit: In einem seit 1. Januar 2022 laufenden gesetzlichen Pilotverfahren können Arbeitgeber, die technisch dazu in der Lage sind, die AU-Daten bereits jetzt elektronisch abrufen.

Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Umstellung in Unternehmen nötig

Durch den Wegfall des gelben Zettels müssen Unternehmen ihren bisherigen Prozess neu bewerten. Bislang war es nicht unüblich, dass auf Grundlage der AU-Bescheinigungen entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert wurden. Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin proaktiv die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Soweit der / die Mitarbeitende sich in der Produktionseinheit krankgemeldet hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Abrechnung erreicht.

Krankmeldung: Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt

Mitarbeitende haben weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen. Beschäftigte sind grundsätzlich nach dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (siehe § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG). Der Arbeitgeber darf sogar am ersten Tag ein Attest fordern. Immer wieder kommt es in der Praxis zu Auseinandersetzungen darüber, ob die AU-Bescheinigung pünktlich vorgelegt wurde. Diese Pflicht des Arbeitnehmenden zur Vorlage entfällt künftig.

Arbeitnehmende erhalten auch zukünftig Nachweis in Papier

Auch nach Ablauf der eAU-Pilotphase für Arbeitgeber haben Arbeitnehmende weiterhin Anspruch darauf, dass der Arzt oder die Ärztin ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier aushändigt. Damit bleibt den Arbeitnehmenden die Papierbescheinigung als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel, mit dem ihr von der Rechtsprechung zugebilligten hohen Beweiswert erhalten, um insbesondere in Störfällen – wie etwa einer fehlgeschlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren – das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung außerprozessual und prozessual nachzuweisen. Laut Gesetzgeber soll an der Papierbescheinigung festgehalten werden, bis ein für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber geeignetes elektronisches Äquivalent mit gleich hohem Beweiswert zur Verfügung steht.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: kein vollständiger Umstieg im Verfahren

Arbeitgeber, Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren müssen überdies beachten, dass trotz der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die „alte Welt“ bei bestimmten Lebenssachverhalten weiter bestehen bleibt. Denn: Das neue Verfahren gilt unter anderem nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmende. Der Gesetzgeber nennt außerdem folgende Ausnahmen von der Teilnahme am elektronischen Verfahren bei festgestellter Arbeitsunfähigkeit: